Organizar un evento parece sencillo… hasta que te toca hacerlo. Porque, cuando se trata de coordinar personas, espacios, tiempos y detalles, la cosa se complica. En Deeper Ibiza  en nuestros más de diez años de experiencia, lo sabemos bien y si algo hemos aprendido en todo este tiempo es que, por muy buena que sea la intención, hay errores que se repiten una y otra vez. Pero no te preocupes, aquí estamos para contártelos y ayudarte a evitarlos.

Errores comunes a la hora de organizar un evento

1.- No tener un plan B

Uno de los errores más frecuentes es no contar con una alternativa. Y sí, puede parecer de sentido común, pero cuando confiamos en que todo va a salir perfecto, solemos pasar por alto que hay cosas que, por mucho que queramos, no están en nuestras manos. El tiempo, por ejemplo.

Si estás planeando una boda en la playa o una cena en una villa al aire libre, tener una alternativa no es ser negativo… es ser inteligente. Una carpa bonita o un espacio cubierto cercano pueden salvar el día sin perder encanto.

2.- No pensar en los invitados

A veces nos centramos en elegir la decoración, el menú o la música, que olvidamos que quienes hacen el evento son las personas. Conocer el perfil de los asistentes (edades, gustos, necesidades especiales) es clave para ofrecer una experiencia a medida. No es lo mismo un cumpleaños con niños que un afterwork o una cena íntima.

3.- Elegir la fecha adecuada

La elección de la fecha también puede jugarte una mala pasada. A veces, sin darnos cuenta, colocamos el evento justo en plena Semana Santa o en medio de un puente largo… y claro, luego vienen las sorpresas: gente que ya tenía planes, viajes familiares, escapadas reservadas desde hace meses.

Consulta el calendario y asegúrate de que tu evento no coincide con otros compromisos, porque al final, lo que uno quiere es compartir ese día con los suyos y no quedarse con el «ya me hubiera encantado, pero justo ese finde me voy fuera».-  El espacio idóneo

El lugar donde se celebra el evento tiene su propia historia. Claro, que sea bonito es fundamental, pero lo que realmente importa es que sea funcional. Si el lugar es demasiado pequeño, se convierte en una pelea por el espacio; y si es enorme, puede sentirse vacío. Además, la accesibilidad es clave. Si el sitio es complicado de encontrar o llegar, hay quienes directamente se lo pensarán dos veces.

Lo ideal es que el espacio encaje a la perfección con el tipo de evento que estás organizando. Que esté listo para lo que necesitas, sin complicaciones y con todo lo que haga falta para que tus invitados se sientan cómodos y disfruten al máximo.

4.- No promocionar bien tu event

Otro error común es no darle la promoción que el evento realmente necesita, sobre todo en los eventos corporativos o abiertos al público. Si no lo anuncias como se debe, es fácil que acabe siendo un evento vacío, por mucho que hayas puesto tu energía en hacerlo genial. Hoy en día hay mil maneras de hacerlo: redes sociales, email, invitaciones personalizadas, boca a boca… pero hay que hacerlo, y con tiempo.

6.- Evita errores tecnológicos

Todo va perfecto… hasta que deja de hacerlo justo cuando más lo necesitas. Un fallo en el sonido, un micrófono que no se enciende, un proyector que decide no proyectar… Por eso, es clave hacer pruebas antes de que empiece todo y tener a alguien de confianza que sepa qué hacer si algo se tuerce.

7.- Cuidar la experiencia del invitado

Un recibimiento agradable, un equipo de personas que se note que están ahí para hacerlos sentir cómodos, y esos pequeños detalles que sorprenden. Esos gestos son los que realmente marcan la diferencia y convierten un evento en algo que se recuerda, mucho más allá de la decoración o la música. Al final, lo que más se queda son las sensaciones.

En Deeper Ibiza nos encargamos de todo para que tú solo tengas que disfrutar. No se trata solo de organizar un evento, sino de crear momentos que realmente lleguen a la gente, que toquen algo dentro de cada uno y que se recuerden mucho tiempo después de que todo termine. Porque, al final, un evento memorable no se trata de volumen, sino de la emoción que se logra transmitir. Estamos aquí para convertir tu idea en algo único y especial.